«Software di gestione eventi» è il più grande termine di ricerca di questo campo, circa venticinque volte «event crm». Quella distanza non misura l'importanza. Misura quante persone cercano in una categoria qualcosa che vive in un'altra.
Da ricordare
- La categoria raccoglie sei mestieri operativi. Tutti e sei finiscono quando finisce l'evento.
- Una lista di contatti circoscritta a un evento risponde a una domanda diversa da una scheda di fan.
- Un dato raccolto per far funzionare un evento non è automaticamente un dato a cui puoi scrivere.
Cosa contiene davvero la categoria
Compra un prodotto qualsiasi di questo mercato e stai comprando una combinazione di sei cose.
| Il mestiere | Cosa produce | Quando smette di contare |
|---|---|---|
| Iscrizione e biglietteria | Una transazione e una lista di partecipanti | Alla porta |
| Scaletta e programmazione | Un ordine di scena | All'ultimo set |
| Coordinamento staff e fornitori | Un turnario e una rubrica | Allo smontaggio |
| Accessi e controllo | Un'affluenza, e chi è venuto | Subito dopo |
| Operatività in area | Cashless, bar, capienza, incidenti | Subito dopo |
| Reportistica | Una presentazione post evento | Quando qualcuno la legge |
Ognuno di questi mestieri è reale e il software che li fa li fa bene. Guarda la terza colonna. Sei righe, sei varianti di «quando l'evento finisce».
Perché il pubblico cade fra i mestieri
Perché non è la colonna di nessuno. L'iscrizione possiede la transazione, l'accesso possiede la porta, la reportistica possiede il riassunto. La persona, intesa come qualcuno che potrebbe tornare fra quattordici mesi, non è un oggetto in nessuno di questi sistemi, quindi niente si degrada quando viene dimenticata.
Te ne accorgi esattamente una volta all'anno, quando qualcuno chiede chi è venuto a entrambe le ultime edizioni e la risposta richiede tre giorni e uno stagista.
La trappola della limitazione della finalità
C'è un secondo problema, più silenzioso, e prende in castagna chi si credeva prudente.
Un dato raccolto per far funzionare un evento è stato raccolto per una finalità determinata: far entrare qualcuno, farlo sedere, dargli da mangiare, contattarlo su quell'evento. L'articolo 5 del GDPR dice che i dati personali devono essere raccolti per finalità determinate ed esplicite e non ulteriormente trattati in modo incompatibile con esse.
Quindi l'esportazione dei partecipanti non è una lista di marketing per il solo fatto che tu la possieda. Lo diventa solo per le persone a cui è stato chiesto, che hanno risposto, e la cui risposta è stata registrata. È un altro campo, raccolto in un altro momento, ed è quello che questi sistemi più spesso non hanno. Versione lunga in la ricevuta è la parte che nessuno possiede.
La domanda da fare a un fornitore
Non «avete un CRM». Rispondono tutti di sì, perché la parola copre tutto, da una tabella di contatti a una piattaforma dati.
Chiedi invece questo:
Mostrami la scheda di una persona venuta a due eventi diversi, a diciotto mesi di distanza, e dimmi dove sono salvati il suo consenso al marketing e la sua data.
Se la risposta prevede di unire due esportazioni, il sistema contiene eventi che contengono persone. Quello che ti serve è un sistema che contiene persone che sono venute a degli eventi, e la differenza fra queste due frasi è tutto cosa dovrebbe fare un CRM eventi fra un evento e l'altro.
Cosa aggiungere, invece di cosa sostituire
Sostituire un software operativo per risolvere un problema di pubblico è un cattivo scambio. La migrazione è dolorosa, le funzioni operative che perdi sono quelle che usi ogni giorno, e il problema di pubblico non è causato dallo strumento.
La forma che funziona è noiosa:
Tieni il gestionale. Fa i sei mestieri e ti servono.
Aggiungi una superficie di raccolta che produca un contatto con consenso etichettato con l'evento, accanto all'iscrizione invece che dentro di essa.
Tieni la persona in un solo posto da un evento all'altro, così che il segmento «venuto due volte, non è venuto quest'anno» esista senza un progetto di riconciliazione.
Quella terza riga è quello che HIIPE chiama la fanbase: il contatto, il consenso, la fonte e ogni azione su un unico profilo, indipendentemente dal sistema che ha tenuto la porta. Come si collega è l'intero prodotto, e non gestisce né scaletta, né turni, né bar.
Le quattro categorie nascoste dentro la categoria
Cerca il termine e ottieni quattro prodotti diversi con una sola etichetta. Sapere quale stai guardando risparmia quasi tutta una valutazione.
| La forma | Costruita attorno a | Buona per | Dove finisce il pubblico |
|---|---|---|---|
| Orientata all'iscrizione | Un modulo e una lista di partecipanti | Eventi gratuiti, incontri, laboratori | In una lista circoscritta a quell'evento |
| Orientata alla biglietteria | Una transazione | Eventi a pagamento con capienza reale | Nell'account di biglietteria, alle sue condizioni |
| Orientata all'operatività | L'area e il giorno | Festival, multi palco, accrediti | Da nessuna parte. Non è mai stato il mestiere |
| Piattaforme per congressi | Sessioni, relatori, badge | Eventi professionali con programma | In una scheda così ricca da non essere riutilizzabile |
Tre delle quattro producono una lista per evento. La quarta produce una scheda per evento così dettagliata che spostarla costa più che ricominciare, che è un altro modo di arrivare allo stesso punto.
Il copione di valutazione, in ordine
I fornitori controllano l'ordine di una demo, e quell'ordine è pensato per mostrare la forza per prima. Riprenditelo con cinque richieste, in questa sequenza.
- Mostrami una persona venuta a due eventi. Prima di ogni altra cosa. Definisce la cornice di tutto il resto ed è la domanda per cui quasi nessuna demo è costruita.
- Mostrami dove è conservato il consenso, e il suo testo. Non se c'è una casella. Dove è conservato il testo che la persona ha visto.
- Esporta, dal vivo, durante la demo. Chiedi di lanciarlo e di aprire il file in chiamata. La reazione a questa richiesta è già un'informazione.
- Ora mostrami le funzioni che volevi mostrarmi. Saranno buone. È anche il momento in cui puoi giudicarle su una base nota.
- Chiedi cosa succede alla fine del contratto. Restituito, cancellato o congelato. Ottienilo per iscritto prima che scada lo sconto.
Le due integrazioni che si guadagnano il posto
Tutto in questa categoria pubblicizza decine di integrazioni, e due di esse cambiano qualcosa.
La biglietteria verso la scheda del pubblico. Un acquisto deve creare o aggiornare una persona, con l'evento come fonte. Senza, la lista dei partecipanti è un CSV mensile che qualcuno si ricorda di lanciare per circa quattro mesi.
La scheda del pubblico verso ciò che invia. Un segmento deve essere usabile senza esportazione. Nel momento in cui segmentare richiede un foglio di calcolo, si smette di segmentare, e tutto il senso della scheda sparisce in silenzio nell'arco di una stagione.
Il verdetto, a seconda di chi sei
| Se sei | Compra | Perché |
|---|---|---|
| Organizzatore di congressi con programma e badge | Una piattaforma per congressi | Nient'altro modella bene sessioni e relatori |
| Un festival con area e accrediti | Orientato all'operatività, più uno strato di pubblico a parte | I due mestieri non condividono quasi dati |
| Un locale con programmazione settimanale | Biglietteria più una scheda di pubblico | Gli strumenti di iscrizione non vedono la seconda visita |
| Organizzatore di incontri gratuiti | Un modulo di iscrizione e un foglio di calcolo | La categoria è prezzata per problemi che non hai |
| Più impegnato con i fornitori che con i partecipanti | Orientato all'operatività, e smetti di leggere confronti di marketing | Il tuo collo di bottiglia è la logistica |
Due risposte su cinque dicono compra meno software, e non è una figura retorica. Questa categoria si prezza sul mestiere più grande del pacchetto, quindi chi ha bisogno di uno dei sei finisce per finanziare gli altri cinque.
La frase da portare in riunione
Un gestionale eventi fa funzionare l'evento. Non è responsabile del pubblico dopo, e nessun fornitore della categoria sostiene di esserlo, ed è per questo che nessuno si stupisce quando la lista dei partecipanti si rivela un'esportazione per evento e non una traccia di persone. Compralo per i sei mestieri operativi, giudicalo su quelli, e metti il pubblico in un posto che non smetta di contare la mattina dopo.
La raccomandazione onesta
Se cerchi un gestionale eventi perché la tua operatività è caotica, compra un gestionale eventi. Lo risolverà, in fretta, e questo articolo non ti riguarda.
Se lo cerchi perché non sai rispondere a chi sia il tuo pubblico, sei nella categoria sbagliata e l'acquisto non aiuterà. Vale la pena saperlo prima della demo e non dopo la fattura, e la categoria che invece risponde è in cos'è un fan CRM.
Da leggere poi : Cosa dovrebbe fare un CRM eventi fra un evento e l'altro · La tua lista invitati è il pubblico del mese prossimo