«Software de gestión de eventos» es el mayor término de búsqueda de este campo, unas veinticinco veces mayor que «event crm». Esa distancia no mide importancia. Mide cuánta gente busca en una categoría algo que vive en otra.
Para retener
- La categoría agrupa seis oficios operativos. Los seis terminan cuando termina el evento.
- Una lista de contactos acotada a un evento responde otra pregunta que una ficha de fan.
- Un dato recogido para operar un evento no es automáticamente un dato al que puedas escribir.
Qué contiene realmente la categoría
Compra cualquier producto de este mercado y estás comprando alguna combinación de seis cosas.
| El oficio | Qué produce | Cuándo deja de importar |
|---|---|---|
| Inscripción y entradas | Una transacción y una lista de asistentes | En la puerta |
| Agenda y programación | Un orden de escena | En el último pase |
| Coordinación de equipo y proveedores | Un cuadrante y una agenda | En el desmontaje |
| Accesos y control | Un aforo, y quién vino | Justo después |
| Operación en el recinto | Cashless, barras, aforo, incidencias | Justo después |
| Informes | Una presentación posterior | Cuando alguien la lee |
Cada uno de esos oficios es real y el software que los hace los hace bien. Mira la tercera columna. Seis filas, seis variaciones de «cuando el evento termina».
Por qué el público cae entre los oficios
Porque no es la columna de nadie. La inscripción posee la transacción, el acceso posee la puerta, los informes poseen el resumen. La persona, entendida como alguien que podría volver dentro de catorce meses, no es un objeto en ninguno de esos sistemas, así que nada se degrada cuando se la olvida.
Te das cuenta exactamente una vez al año, cuando alguien pregunta quién vino a las dos últimas ediciones y la respuesta tarda tres días y un becario.
La trampa de la limitación de la finalidad
Hay un segundo problema, más silencioso, y atrapa a gente que se creía prudente.
Un dato recogido para operar un evento se recogió para una finalidad determinada: dejar entrar a alguien, sentarlo, darle de comer, contactarlo sobre ese evento. El artículo 5 del RGPD dice que los datos personales deben recogerse con fines determinados y explícitos y no tratarse posteriormente de manera incompatible con ellos.
Así que la exportación de asistentes no es una lista de marketing por el hecho de que la poseas. Se convierte en una solo para las personas a las que se preguntó, que respondieron, y cuya respuesta quedó registrada. Es otro campo, recogido en otro momento, y es el que estos sistemas más a menudo no tienen. Versión larga en el recibo es la parte que nadie posee.
La pregunta que hacerle a un proveedor
No «¿tenéis CRM?». Todo el mundo dice que sí, porque la palabra abarca desde una tabla de contactos hasta una plataforma de datos.
Pregunta esto en su lugar:
Enséñame la ficha de una persona que asistió a dos eventos distintos, con dieciocho meses de diferencia, y dime dónde están guardados su consentimiento de marketing y su fecha.
Si la respuesta implica unir dos exportaciones, el sistema contiene eventos que contienen personas. Lo que necesitas es un sistema que contenga personas que han asistido a eventos, y la diferencia entre esas dos frases es todo lo que un CRM de eventos debería hacer entre dos eventos.
Qué añadir, en vez de qué sustituir
Sustituir software operativo para arreglar un problema de público es un mal intercambio. La migración duele, las funciones operativas que pierdes son las que usas cada día, y el problema de público no lo causa la herramienta.
La forma que funciona es aburrida:
Quédate con el software de gestión. Hace los seis oficios y los necesitas.
Añade una superficie de captación que produzca un contacto consentido etiquetado con el evento, al lado de la inscripción y no dentro de ella.
Guarda a la persona en un solo sitio de un evento a otro, para que el segmento «vino dos veces, no ha venido este año» exista sin un proyecto de conciliación.
Esa tercera línea es lo que HIIPE llama la fanbase: el contacto, el consentimiento, el origen y cada acción en un solo perfil, con independencia del sistema que gestionó la puerta. Cómo se conecta es el producto entero, y no gestiona ni escaleta, ni cuadrante, ni barra.
Las cuatro categorías escondidas dentro de la categoría
Busca el término y obtienes cuatro productos distintos con una sola etiqueta. Saber cuál estás mirando ahorra casi toda una evaluación.
| La forma | Construida alrededor de | Buena para | Adónde va el público |
|---|---|---|---|
| Orientada a inscripción | Un formulario y una lista de asistentes | Eventos gratuitos, encuentros, talleres | A una lista acotada a ese evento |
| Orientada a entradas | Una transacción | Eventos de pago con aforo real | A la cuenta de la ticketera, bajo sus condiciones |
| Orientada a operación | El recinto y el día | Festivales, multiescenario, acreditaciones | A ningún sitio. Nunca fue el trabajo |
| Plataformas de congresos | Sesiones, ponentes, acreditaciones | Eventos profesionales con programa | A una ficha tan rica que no se puede reutilizar fuera |
Tres de las cuatro producen una lista por evento. La cuarta produce una ficha por evento tan detallada que moverla cuesta más que empezar de nuevo, que es otra forma de llegar al mismo sitio.
El guion de evaluación, en orden
Los proveedores controlan el orden de una demo, y ese orden está diseñado para enseñar la fuerza primero. Recupéralo con cinco peticiones, en esta secuencia.
- Enséñame una persona que asistió a dos eventos. Antes que nada. Marca el marco de todo lo que sigue y es la pregunta para la que casi ninguna demo está construida.
- Enséñame dónde se guarda el consentimiento y su texto. No si hay una casilla. Dónde se conserva el texto que vio la persona.
- Exporta, en directo, durante la demo. Pídeles que lo lancen y abran el archivo en la llamada. La reacción a esa petición ya es información.
- Ahora enséñame las funcionalidades que querías enseñarme. Serán buenas. Es también el momento en que puedes juzgarlas contra una base conocida.
- Pregunta qué pasa al final del contrato. Devuelto, borrado o congelado. Consíguelo por escrito antes de que caduque el descuento.
Las dos integraciones que se ganan el sitio
Todo en esta categoría anuncia decenas de integraciones, y dos de ellas cambian algo.
La ticketera hacia la ficha de público. Una compra debe crear o actualizar una persona, con el evento como origen. Sin eso, la lista de asistentes es un CSV mensual que alguien se acuerda de sacar durante unos cuatro meses.
La ficha de público hacia lo que envía. Un segmento debe poder usarse sin exportación. En cuanto segmentar exige una hoja de cálculo, se deja de segmentar, y todo el sentido de la ficha desaparece en silencio a lo largo de una temporada.
El veredicto, según quién seas
| Si eres | Compra | Porque |
|---|---|---|
| Organizador de congresos con programa y acreditaciones | Una plataforma de congresos | Nada más modela bien sesiones y ponentes |
| Un festival con recinto y acreditación | Orientado a operación, más una capa de público aparte | Los dos oficios casi no comparten datos |
| Una sala con programación semanal | Ticketera más una ficha de público | Las herramientas de inscripción no ven la segunda visita |
| Organizador de encuentros gratuitos | Un formulario de inscripción y una hoja de cálculo | La categoría está tarifada para problemas que no tienes |
| Más ocupado con proveedores que con asistentes | Orientado a operación, y deja de leer comparativas de marketing | Tu cuello de botella es la logística |
Dos de las cinco respuestas dicen compra menos software, y no es una figura retórica. Esta categoría se tarifa por el oficio más grande del paquete, así que quien necesita uno de los seis acaba financiando los otros cinco.
La frase para llevarse a la reunión
El software de gestión de eventos hace funcionar el evento. No es responsable del público después, y ningún proveedor de la categoría dice serlo, y por eso a nadie le sorprende que la lista de asistentes resulte ser una exportación por evento y no un registro de personas. Cómpralo por los seis oficios operativos, júzgalo por ellos, y pon el público en un sitio que no deje de importar a la mañana siguiente.
La recomendación honesta
Si buscas software de gestión de eventos porque tu operación es caótica, compra software de gestión de eventos. Lo arreglará, rápido, y este artículo no va contigo.
Si lo buscas porque no sabes responder quién es tu público, estás en la categoría equivocada y la compra no te ayudará. Conviene saberlo antes de la demo y no después de la factura, y la categoría que sí responde está en qué es un fan CRM.
Para seguir : Lo que un CRM de eventos debería hacer entre dos eventos · Tu lista de invitados es el público del mes que viene