«Sistema de gestão de eventos» é o maior termo de busca deste campo, cerca de vinte e cinco vezes maior que «event crm». Essa distância não mede importância. Mede quanta gente procura numa categoria algo que vive em outra.
Para lembrar
- A categoria junta seis ofícios operacionais. Os seis terminam quando o evento termina.
- Uma lista de contatos limitada a um evento responde outra pergunta que uma ficha de fã.
- Um dado coletado para operar um evento não é automaticamente um dado para quem você pode escrever.
O que a categoria realmente contém
Compre qualquer produto desse mercado e você está comprando alguma combinação de seis coisas.
| O ofício | O que produz | Quando deixa de importar |
|---|---|---|
| Inscrição e ingressos | Uma transação e uma lista de participantes | Na porta |
| Cronograma e programação | Uma ordem de palco | No último show |
| Coordenação de equipe e fornecedores | Uma escala e uma agenda | Na desmontagem |
| Acesso e credenciamento | Um público total, e quem veio | Logo depois |
| Operação no local | Cashless, bares, lotação, ocorrências | Logo depois |
| Relatórios | Uma apresentação pós-evento | Quando alguém lê |
Cada um desses ofícios é real e o software que os faz faz bem. Olhe a terceira coluna. Seis linhas, seis variações de «quando o evento acaba».
Por que o público cai entre os ofícios
Porque não é a coluna de ninguém. A inscrição é dona da transação, o acesso é dono da porta, o relatório é dono do resumo. A pessoa, entendida como alguém que pode voltar daqui a quatorze meses, não é objeto em nenhum desses sistemas, então nada se degrada quando ela é esquecida.
Você percebe exatamente uma vez por ano, quando alguém pergunta quem veio às duas últimas edições e a resposta leva três dias e um estagiário.
A armadilha da limitação de finalidade
Há um segundo problema, mais silencioso, e ele pega gente que se achava cuidadosa.
Um dado coletado para operar um evento foi coletado para uma finalidade determinada: deixar alguém entrar, acomodar, alimentar, contatar sobre aquele evento. O artigo 5 do GDPR diz que dados pessoais devem ser coletados para finalidades determinadas e explícitas e não tratados posteriormente de forma incompatível com elas.
Então a exportação de participantes não é uma lista de marketing pelo simples fato de você possuí-la. Ela vira uma só para as pessoas a quem se perguntou, que responderam, e cuja resposta ficou registrada. É outro campo, coletado em outro momento, e é o que esses sistemas mais frequentemente não têm. Versão longa em o recibo é a parte que ninguém tem.
A pergunta a fazer a um fornecedor
Não «vocês têm CRM». Todo mundo diz que sim, porque a palavra cobre tudo, de uma tabela de contatos a uma plataforma de dados.
Pergunte isto em vez disso:
Me mostre a ficha de uma pessoa que foi a dois eventos diferentes, com dezoito meses de intervalo, e me diga onde estão guardados o consentimento de marketing dela e a data.
Se a resposta envolve juntar duas exportações, o sistema contém eventos que contêm pessoas. O que você precisa é de um sistema que contenha pessoas que foram a eventos, e a diferença entre essas duas frases é todo o que um CRM para eventos deveria fazer entre dois eventos.
O que somar, em vez do que substituir
Substituir software operacional para consertar um problema de público é uma troca ruim. A migração dói, os recursos operacionais que você perde são os que usa todo dia, e o problema de público não é causado pela ferramenta.
O formato que funciona é chato:
Fique com o sistema de gestão. Ele faz os seis ofícios e você precisa deles.
Some uma superfície de captação que produza um contato consentido etiquetado com o evento, ao lado da inscrição e não dentro dela.
Guarde a pessoa num lugar só de um evento a outro, para que o segmento «veio duas vezes, não veio este ano» exista sem um projeto de conciliação.
Essa terceira linha é o que a HIIPE chama de fanbase: o contato, o consentimento, a origem e cada ação num único perfil, independentemente do sistema que cuidou da porta. Como isso se conecta é o produto inteiro, e ele não toca cronograma, escala nem bar.
As quatro categorias escondidas dentro da categoria
Procure o termo e você recebe quatro produtos diferentes com um rótulo só. Saber qual você está olhando poupa quase uma avaliação inteira.
| O formato | Construído em torno de | Bom para | Para onde vai o público |
|---|---|---|---|
| Orientado a inscrição | Um formulário e uma lista de participantes | Eventos gratuitos, encontros, oficinas | Para uma lista limitada àquele evento |
| Orientado a ingressos | Uma transação | Eventos pagos com lotação real | Para a conta da bilheteria, sob os termos dela |
| Orientado a operação | A área e o dia | Festivais, multipalco, credenciamento | Para lugar nenhum. Nunca foi o trabalho |
| Plataformas de congresso | Sessões, palestrantes, crachás | Eventos profissionais com programação | Para uma ficha tão rica que não se reaproveita fora |
Três das quatro produzem uma lista por evento. A quarta produz uma ficha por evento tão detalhada que movê-la custa mais que recomeçar, que é outro jeito de chegar ao mesmo lugar.
O roteiro de avaliação, em ordem
Fornecedores controlam a ordem de uma demonstração, e essa ordem é feita para mostrar a força primeiro. Retome com cinco pedidos, nesta sequência.
- Me mostre uma pessoa que foi a dois eventos. Antes de tudo. Define o enquadramento do resto e é a pergunta para a qual quase nenhuma demonstração foi construída.
- Me mostre onde o consentimento é guardado, e o texto dele. Não se existe uma caixinha. Onde fica guardado o texto que a pessoa viu.
- Exporte, ao vivo, na demonstração. Peça para rodarem e abrirem o arquivo na chamada. A reação a esse pedido já é informação.
- Agora me mostre os recursos que você queria mostrar. Vão ser bons. É também o momento em que dá para julgá-los contra uma base conhecida.
- Pergunte o que acontece no fim do contrato. Devolvido, apagado ou congelado. Consiga por escrito antes de o desconto vencer.
As duas integrações que ganham o lugar
Tudo nesta categoria anuncia dezenas de integrações, e duas delas mudam alguma coisa.
A bilheteria para a ficha de público. Uma compra deve criar ou atualizar uma pessoa, com o evento como origem. Sem isso, a lista de participantes é um CSV mensal que alguém lembra de rodar por uns quatro meses.
A ficha de público para o que envia. Um segmento precisa ser usável sem exportação. No momento em que segmentar exige uma planilha, para-se de segmentar, e todo o sentido da ficha some em silêncio ao longo de uma temporada.
O veredito, conforme quem você é
| Se você é | Compre | Por quê |
|---|---|---|
| Organizador de congressos com programação e crachás | Uma plataforma de congressos | Nada mais modela bem sessões e palestrantes |
| Um festival com área e credenciais | Orientado à operação, mais uma camada de público à parte | Os dois ofícios quase não compartilham dados |
| Uma casa com programação semanal | Bilheteria mais uma ficha de público | Ferramentas de inscrição não enxergam a segunda visita |
| Organizador de encontros gratuitos | Um formulário de inscrição e uma planilha | A categoria é precificada para problemas que você não tem |
| Mais ocupado com fornecedores que com participantes | Orientado à operação, e pare de ler comparativos de marketing | Seu gargalo é logística |
Duas respostas em cinco dizem compre menos software, e não é figura de linguagem. Esta categoria se precifica pelo maior ofício do pacote, então quem precisa de um dos seis acaba financiando os outros cinco.
A frase para levar à reunião
Um sistema de gestão de eventos faz o evento acontecer. Não é responsável pelo público depois, e nenhum fornecedor da categoria diz que é, e é por isso que ninguém se espanta quando a lista de participantes se revela uma exportação por evento e não um histórico de pessoas. Compre pelos seis ofícios operacionais, julgue por eles, e ponha o público em um lugar que não pare de contar na manhã seguinte.
A recomendação honesta
Se você procura um sistema de gestão de eventos porque a sua operação está caótica, compre um sistema de gestão de eventos. Ele vai resolver, rápido, e este artigo não é sobre você.
Se você procura porque não sabe responder quem é o seu público, você está na categoria errada e a compra não vai ajudar. Vale saber antes da demonstração e não depois da fatura, e a categoria que de fato responde está em o que é um fan CRM.
Para ler depois : O que um CRM para eventos deveria fazer entre dois eventos · Sua lista de convidados é o público do mês que vem