La planimetria ha una checklist. I contratti con i fornitori hanno una checklist. Assicurazione, licenze, accrediti e orari dei palchi ce l'hanno. Il dato del pubblico di solito no, ed è l'unica parte di un festival che davvero non si sistema la settimana prima dell'apertura dei cancelli.
Da ricordare
- Consenso, fonte e presenza si scrivono in un momento, oppure mai.
- Esegui questa lista prima dell'annuncio. Dopo l'apertura delle vendite, metà è già impossibile.
- Se fai un solo punto, fai il testo del consenso, con data per persona.
Cosa non è questa lista
Non è la checklist operativa. Qui non c'è nulla su transenne, acqua, presidio medico o limiti di rumore, e tutto questo conta più del resto il giorno dell'evento.
È l'elenco delle cose che si raccolgono solo mentre stanno accadendo. Un contratto con un fornitore si rinegozia. Una registrazione di consenso non si crea a marzo per chi si è iscritto a giugno senza di essa.
Prima dell'annuncio
È la parte davvero urgente, perché deve esistere prima che arrivi la prima persona.
| # | Punto | Perché scade |
|---|---|---|
| 1 | Fissare il testo del consenso, in ogni lingua di vendita | Deve essere il testo mostrato sul momento, e salvato |
| 2 | Decidere le etichette di fonte, una per superficie | Un'etichetta aggiunta dopo è un'ipotesi, non una fonte |
| 3 | Predisporre la lista di preavviso | Funziona solo prima che la line-up sia nota |
| 4 | Esportare il pubblico dell'ultima edizione, con fonte e consenso | Prima che qualcuno disdica un abbonamento |
| 5 | Mettere per iscritto chi è titolare e chi sono i responsabili | L'articolo 30 del GDPR lo chiede comunque |
Il punto tre è quello con il rendimento più alto e la finestra più corta. Una lista di persone che hanno chiesto di essere avvisate quando esce la line-up è il miglior predittore della settimana di lancio, e si costruisce solo finché la line-up è ignota.
Durante le vendite
| # | Punto | Nota |
|---|---|---|
| 6 | Ogni percorso di acquisto lascia un contatto con una fonte | Compresi quelli gestiti dai partner |
| 7 | La pagina sold out ha una lista d'attesa | Non un vicolo cieco con una parola sopra |
| 8 | La raccolta con partner e sponsor è concordata per iscritto | Chi la tiene, chi può scrivere, per quanto tempo |
| 9 | Un promemoria alla lista di preavviso, il giorno stesso | È tutto il senso di averla costruita |
Il punto otto è quello che genera litigi a febbraio. Concordalo mentre sono tutti cordiali, in un paragrafo, e conserva il testo mostrato alla persona da entrambe le parti.
In area
| # | Punto | Nota |
|---|---|---|
| 10 | La presenza è registrata per persona, non come affluenza | È il campo che fabbrica il miglior segmento dell'anno prossimo |
| 11 | Ogni raccolta in area scrive la propria etichetta di fonte | Il bar, il banco merch, il tendone dei laboratori |
| 12 | Lo staff conosce la frase da dire quando chiede | Un consenso raccolto male è peggio di nessun consenso |
Sul punto dieci vale la pena battersi internamente. Un numero in un report dice che l'edizione ha funzionato. Una scheda per persona dice chi invitare la volta dopo, e la distanza fra le due vale un anno di budget marketing.
Dopo la chiusura dei cancelli
| # | Punto | Quando |
|---|---|---|
| 13 | L'invio di bilancio, entro una settimana | Il miglior tasso di apertura dell'anno |
| 14 | Esportazione trimestrale, fuori da ogni account fornitore | Venti minuti, e sopravvive a tutto |
| 15 | Due segmenti costruiti e salvati | Venuti e non tornati; venuti a due o più edizioni |
Il motivo per costruire i segmenti nella settimana tranquilla invece che la primavera dopo è che adesso ricordi cosa significa il dato, e fra otto mesi no.
Dove il meccanismo aiuta
Quasi tutto questo è disciplina, non software. Quello che il software deve fare è l'arricchimento: ogni azione che atterra sul profilo nel momento in cui accade, così che presenze, aperture e acquisti si accumulino senza che nessuno aggiorni nulla. È quello che HIIPE fa con la fanbase, ed è ciò che fa smettere ai punti dieci e quindici di essere progetti. Come si incastra copre il resto.
Chi porta ogni parte, e perché senza questo la lista si blocca
Quasi tutte queste checklist muoiono perché le scrive il marketing e dipendono da produzione, biglietteria e persone all'ingresso. Nominare il responsabile in anticipo è la differenza fra una lista e un documento.
| La parte | Chi deve farla | Perché si blocca |
|---|---|---|
| Il testo del consenso, in ogni lingua di vendita | Marketing, con una lettura legale | Aspettare il testo perfetto invece di farne uscire uno chiaro |
| Le etichette di fonte per superficie | Chi configura le superfici | Nessuno sente propria una convenzione di nomi |
| La lista di preavviso | Marketing | Compete con l'annuncio stesso per l'attenzione |
| La presenza registrata per persona | Biglietteria e ingresso | Si legge come un peso operativo senza beneficio visibile |
| L'esportazione trimestrale | Una persona con un nome, a calendario | Tutti danno per scontato che ne abbia una copia un altro |
La quarta riga chiede uno sponsor, non una richiesta. Registrare la presenza per persona costa alla squadra dell'ingresso un po' di attrito nella serata più carica dell'anno, e il beneficio arriva undici mesi dopo in un altro reparto. Quella scelta deve farla qualcuno abbastanza in alto da poterla fare, altrimenti non si fa.
Se sei già a metà ciclo
Tutta la lista presuppone l'autunno. Quasi tutti leggono una cosa così ad aprile, con i biglietti già in vendita, e concludono di aver perso la finestra. Due terzi sono ancora disponibili.
- Fai il testo del consenso questa settimana. Si applica dalla prossima iscrizione in poi, e la prossima iscrizione è oggi. Niente qui è retroattivo, ed è proprio per questo che partire tardi non costa nulla in avanti.
- Aggiungi etichette di fonte alle superfici ancora da fare. Quelle già online si tengono il loro buco. Un dato parziale non è un motivo per saltare il resto della stagione.
- Fai l'esportazione adesso, non a ottobre. Il punto di maggior valore della lista, e richiede venti minuti in qualsiasi momento del ciclo.
- Salta la lista di preavviso quest'anno. Funziona solo prima che la line-up sia nota. Mettila a calendario per l'autunno invece di farne una versione scadente ora.
- Registra la presenza per persona al prossimo evento, anche se non puoi per quelli già passati. Un'edizione pulita basta a costruire il miglior segmento dell'anno prossimo.
Quando rileggere questa pagina
Una volta all'anno, nell'autunno che precede la stagione a cui si applica. La versione che stai leggendo è datata 29 ottobre 2026 ed è scritta per la stagione 2027. Se la leggi più tardi, i punti non sono cambiati ma le date sì, e l'argomento per muoversi presto è in il marketing festival si gioca negli undici mesi senza festival.
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