A planta do espaço tem checklist. Os contratos de fornecedores têm checklist. Seguro, alvarás, credenciamento e cronograma de palco têm. O dado de público em geral não tem, e é a única parte de um festival que de fato não se resolve na semana antes de abrir os portões.
Para lembrar
- Consentimento, origem e presença se escrevem num momento, ou nunca.
- Rode isto antes do anúncio. Depois que a venda abre, metade já é impossível.
- Se você fizer um único ponto, faça o texto do consentimento, com data por pessoa.
O que esta lista não é
Não é a checklist de operação. Nada aqui trata de grades, água, atendimento médico ou limites de ruído, e tudo isso importa mais que o resto no dia.
É a lista de coisas que só se captam enquanto estão acontecendo. Um contrato de fornecedor se renegocia. Um registro de consentimento não se cria em março para quem se inscreveu em junho sem ele.
Antes do anúncio
Esta é a parte realmente urgente, porque precisa existir antes de a primeira pessoa chegar.
| # | Ponto | Por que vence |
|---|---|---|
| 1 | Fechar o texto do consentimento, em cada idioma de venda | Precisa ser o texto exibido no momento, e guardado |
| 2 | Definir as etiquetas de origem, uma por superfície | Uma etiqueta posta depois é um chute, não uma origem |
| 3 | Montar a lista de pré-anúncio | Só funciona antes de o line-up ser conhecido |
| 4 | Exportar o público da última edição, com origem e consentimento | Antes que alguém cancele uma assinatura |
| 5 | Escrever quem é o controlador e quem são os operadores | O artigo 30 do GDPR pede isso de qualquer jeito |
O ponto três é o de maior retorno e menor janela. Uma lista de pessoas que pediram para ser avisadas quando o line-up sair é o melhor previsor da semana de lançamento, e só se constrói enquanto o line-up é desconhecido.
Durante a venda
| # | Ponto | Nota |
|---|---|---|
| 6 | Todo caminho de compra deixa um contato com origem | Inclusive os que os seus parceiros operam |
| 7 | A página de esgotado tem lista de espera | Não um beco sem saída com uma palavra |
| 8 | A captação com parceiros e patrocinadores é acordada por escrito | Quem guarda, quem pode escrever, por quanto tempo |
| 9 | Um lembrete à lista de pré-anúncio, no mesmo dia | É todo o motivo de tê-la construído |
O ponto oito é o que gera briga em fevereiro. Acerte enquanto todo mundo está simpático, num parágrafo, e guarde o texto exibido à pessoa dos dois lados.
Na área do evento
| # | Ponto | Nota |
|---|---|---|
| 10 | A presença é registrada por pessoa, não como público total | É o campo que fabrica o melhor segmento do ano que vem |
| 11 | Qualquer captação no local escreve a própria etiqueta de origem | O bar, o estande de merch, a tenda de oficinas |
| 12 | A equipe sabe a frase a dizer ao pedir | Consentimento mal coletado é pior que nenhum |
O ponto dez merece briga interna. Um número num relatório diz que a edição funcionou. Uma ficha por pessoa diz quem convidar da próxima vez, e a distância entre os dois vale um ano de verba de marketing.
Depois que os portões fecham
| # | Ponto | Quando |
|---|---|---|
| 13 | O envio de balanço, em uma semana | A melhor taxa de abertura do ano |
| 14 | Exportação trimestral, fora de qualquer conta de fornecedor | Vinte minutos, e sobrevive a tudo |
| 15 | Dois segmentos construídos e salvos | Vieram e não voltaram; vieram a duas ou mais edições |
A razão de construir os segmentos na semana parada e não na primavera seguinte é que agora você lembra o que o dado significa, e daqui a oito meses não.
Onde o mecanismo ajuda
Quase tudo isso é disciplina, não software. O que o software deve fazer é o enriquecimento: cada ação caindo no perfil no momento em que acontece, para que presenças, aberturas e compras se acumulem sem ninguém atualizar nada. É isso que a HIIPE faz com a fanbase, e é o que faz os pontos dez e quinze deixarem de ser projetos. Como isso se encaixa cobre o resto.
Quem carrega cada parte, e por que a lista trava sem isso
Quase toda checklist dessas morre porque é escrita pelo marketing e depende de produção, bilheteria e das pessoas na porta. Nomear o responsável antes é a diferença entre uma lista e um documento.
| A parte | Quem tem que fazer | Por que trava |
|---|---|---|
| O texto do consentimento, em cada idioma de venda | Marketing, com uma leitura jurídica | Esperar o texto perfeito em vez de soltar um claro |
| As etiquetas de origem por superfície | Quem configura as superfícies | Ninguém sente como sua uma convenção de nomes |
| A lista de pré-anúncio | Marketing | Compete com o próprio anúncio pela atenção |
| A presença registrada por pessoa | Bilheteria e porta | Lê-se como peso operacional sem benefício visível |
| A exportação trimestral | Uma pessoa com nome, na agenda | Todo mundo supõe que outra pessoa tem cópia |
A quarta linha precisa de um padrinho, não de um pedido. Registrar presença por pessoa custa ao time de porta um pouco de atrito na noite mais cheia do ano, e o benefício chega onze meses depois em outro departamento. Essa troca precisa ser feita por alguém graduado o bastante para fazê-la, ou não é feita.
Se você já está no meio do ciclo
A lista inteira pressupõe o outono. Quase todo mundo lê algo assim em abril, com ingressos já à venda, e conclui que perdeu a janela. Dois terços continuam disponíveis.
- Faça o texto do consentimento esta semana. Ele vale a partir do próximo cadastro, e o próximo cadastro é hoje. Nada aqui é retroativo, e é exatamente por isso que começar tarde não custa nada daqui para frente.
- Acrescente etiquetas de origem nas superfícies que ainda vêm. As que já estão no ar ficam com o buraco delas. Dado parcial não é motivo para pular o resto da temporada.
- Faça a exportação agora, não em outubro. O item de maior valor da lista, e leva vinte minutos em qualquer ponto do ciclo.
- Pule a lista de pré-anúncio neste ano. Ela só funciona antes de o line-up ser conhecido. Coloque no calendário para o outono em vez de fazer uma versão ruim agora.
- Registre presença por pessoa no próximo evento, mesmo sem conseguir nos que já passaram. Uma edição limpa basta para construir o melhor segmento do ano que vem.
Quando reler esta página
Uma vez por ano, no outono anterior à temporada a que se aplica. A versão que você está lendo é de 29 de outubro de 2026 e foi escrita para a temporada 2027. Se você está lendo depois disso, os pontos não mudaram mas as datas sim, e o argumento para começar cedo está em o marketing de festival acontece nos onze meses sem festival.
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