El plano del recinto tiene checklist. Los contratos de proveedores tienen checklist. El seguro, las licencias, las acreditaciones y los horarios de escenario también. El dato de público normalmente no, y es la única parte de un festival que de verdad no se arregla la semana antes de abrir puertas.
Para retener
- El consentimiento, el origen y la asistencia se escriben en un momento, o nunca.
- Pasa esto antes del anuncio. Después de abrir la venta, la mitad ya es imposible.
- Si haces un solo punto, haz el texto del consentimiento, con fecha por persona.
Qué no es esta lista
No es la checklist de operaciones. Aquí no hay nada sobre vallas, agua, servicio médico ni límites de ruido, y todo eso importa más que esto el día del evento.
Es la lista de cosas que solo se captan mientras están ocurriendo. Un contrato de proveedor se renegocia. Un registro de consentimiento no se crea en marzo para alguien que se apuntó en junio sin él.
Antes del anuncio
Esta es la parte realmente urgente, porque tiene que existir antes de que llegue la primera persona.
| # | Punto | Por qué caduca |
|---|---|---|
| 1 | Fijar el texto del consentimiento, en cada idioma de venta | Debe ser el texto mostrado en el momento, y guardado |
| 2 | Decidir las etiquetas de origen, una por superficie | Una etiqueta puesta después es una suposición, no un origen |
| 3 | Montar la lista de preaviso | Solo funciona antes de que se conozca el cartel |
| 4 | Exportar el público de la última edición, con origen y consentimiento | Antes de que alguien cancele una suscripción |
| 5 | Escribir quién es responsable y quiénes son encargados | El artículo 30 del RGPD lo pide igualmente |
El punto tres es el de mayor retorno y ventana más corta. Una lista de gente que pidió que le avisaran cuando salga el cartel es el mejor predictor de la semana de lanzamiento, y solo se construye mientras el cartel es desconocido.
Durante la venta
| # | Punto | Nota |
|---|---|---|
| 6 | Cada camino de compra deja un contacto con origen | Incluidos los que operan tus socios |
| 7 | La página de agotado lleva lista de espera | No un callejón sin salida con una palabra |
| 8 | La captación de socios y patrocinadores se acuerda por escrito | Quién la tiene, quién puede escribir, durante cuánto |
| 9 | Un recordatorio a la lista de preaviso, ese mismo día | Es para lo que la construiste |
El punto ocho es el que provoca discusiones en febrero. Acuérdalo mientras todo el mundo está amable, en un párrafo, y guarda el texto mostrado a la persona por ambas partes.
En el recinto
| # | Punto | Nota |
|---|---|---|
| 10 | La asistencia se registra por persona, no como aforo | Es el campo que fabrica el mejor segmento del año que viene |
| 11 | Cualquier captación in situ escribe su etiqueta de origen | La barra, el puesto de merchandising, la carpa de talleres |
| 12 | El equipo conoce la frase que hay que decir al pedirlo | Un consentimiento mal recogido es peor que ninguno |
El punto diez merece pelearse internamente. Una cifra en un informe dice que la edición funcionó. Una ficha por persona dice a quién invitar la próxima vez, y la distancia entre las dos vale un año de presupuesto de marketing.
Tras cerrar las puertas
| # | Punto | Cuándo |
|---|---|---|
| 13 | El envío de balance, en una semana | La mejor tasa de apertura del año |
| 14 | Exportación trimestral, fuera de toda cuenta de proveedor | Veinte minutos, y sobrevive a todo |
| 15 | Dos segmentos construidos y guardados | Vinieron y no volvieron; vinieron a dos o más ediciones |
La razón de construir los segmentos en la semana tranquila y no la primavera siguiente es que ahora recuerdas qué significa el dato, y dentro de ocho meses no.
Dónde ayuda el mecanismo
Casi todo esto es disciplina y no software. Lo que el software debe hacer es el enriquecimiento: cada acción aterrizando en el perfil en el momento en que ocurre, para que asistencias, aperturas y compras se acumulen sin que nadie actualice nada. Eso es lo que HIIPE hace con la fanbase, y es lo que hace que los puntos diez y quince dejen de ser proyectos. Cómo encaja cubre el resto.
Quién lleva cada parte, y por qué la lista se atasca sin eso
Casi todas estas checklists mueren porque las escribe marketing y dependen de producción, de la ticketera y de la gente de la puerta. Nombrar al responsable por adelantado es la diferencia entre una lista y un documento.
| La parte | Quién tiene que hacerla | Por qué se atasca |
|---|---|---|
| El texto del consentimiento, en cada idioma de venta | Marketing, con una lectura legal | Esperar el texto perfecto en vez de sacar uno claro |
| Las etiquetas de origen por superficie | Quien configura las superficies | Nadie siente como suya una convención de nombres |
| La lista de preaviso | Marketing | Compite con el propio anuncio por la atención |
| La asistencia registrada por persona | Ticketera y puerta | Se lee como carga operativa sin beneficio visible |
| La exportación trimestral | Una persona con nombre, en el calendario | Todos suponen que otro tiene una copia |
La cuarta fila necesita un padrino, no una petición. Registrar la asistencia por persona le cuesta al equipo de puerta algo de fricción en la noche más cargada del año, y el beneficio llega once meses después en otro departamento. Esa decisión tiene que tomarla alguien con rango suficiente, o no se toma.
Si ya estás a mitad de ciclo
Toda la lista da por hecho el otoño. Casi todo el mundo lee algo así en abril, con las entradas ya a la venta, y concluye que ha perdido la ventana. Dos tercios siguen disponibles.
- Haz el texto del consentimiento esta semana. Se aplica desde la próxima alta en adelante, y la próxima alta es hoy. Nada de esto es retroactivo, y justo por eso empezar tarde no cuesta nada hacia delante.
- Añade etiquetas de origen a las superficies que quedan. Las que ya están en línea conservan su hueco. Un dato parcial no es razón para saltarse el resto de la temporada.
- Haz la exportación ahora, no en octubre. El punto de mayor valor de la lista, y lleva veinte minutos en cualquier momento del ciclo.
- Sáltate la lista de preaviso este año. Solo funciona antes de que se conozca el cartel. Ponla en el calendario para el otoño en vez de hacer una versión mala ahora.
- Registra la asistencia por persona en el próximo evento, aunque no puedas con los ya pasados. Una edición limpia basta para construir el mejor segmento del año que viene.
Cuándo releer esta página
Una vez al año, en el otoño previo a la temporada que le toca. La versión que lees está fechada el 29 de octubre de 2026 y va para la temporada 2027. Si la lees más tarde, los puntos no han cambiado pero las fechas sí, y el argumento para empezar pronto está en la promoción de festivales ocurre en los once meses sin festival.
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