# Checklist festival 2027: os dados antes da temporada

> Tudo o que segue precisa existir antes do anúncio, porque nada disso pode ser acrescentado depois. Quinze pontos, na ordem em que se tornam impossíveis.

Source: https://hiipe.io/pt-br/blog/checklist-festival-2027-os-dados-antes-da-temporada
Published: 2026-10-29

A planta do espaço tem checklist. Os contratos de fornecedores têm checklist. Seguro, alvarás, credenciamento e cronograma de palco têm. O dado de público em geral não tem, e é a única parte de um festival que de fato não se resolve na semana antes de abrir os portões.

**Para lembrar**

- Consentimento, origem e presença se escrevem num momento, ou nunca.
- Rode isto antes do anúncio. Depois que a venda abre, metade já é impossível.
- Se você fizer um único ponto, faça o texto do consentimento, com data por pessoa.

## O que esta lista não é

Não é a checklist de operação. Nada aqui trata de grades, água, atendimento médico
ou limites de ruído, e tudo isso importa mais que o resto no dia.

É a lista de coisas que só se captam enquanto estão acontecendo. Um contrato de
fornecedor se renegocia. Um registro de consentimento não se cria em março para
quem se inscreveu em junho sem ele.

## Antes do anúncio

Esta é a parte realmente urgente, porque precisa existir antes de a primeira
pessoa chegar.

| # | Ponto | Por que vence |
|---|---|---|
| 1 | Fechar o texto do consentimento, em cada idioma de venda | Precisa ser o texto exibido no momento, e guardado |
| 2 | Definir as etiquetas de origem, uma por superfície | Uma etiqueta posta depois é um chute, não uma origem |
| 3 | Montar a lista de pré-anúncio | Só funciona antes de o line-up ser conhecido |
| 4 | Exportar o público da última edição, com origem e consentimento | Antes que alguém cancele uma assinatura |
| 5 | Escrever quem é o controlador e quem são os operadores | O [artigo 30 do GDPR](https://gdpr-info.eu/art-30-gdpr/) pede isso de qualquer jeito |

O ponto três é o de maior retorno e menor janela. Uma lista de pessoas que pediram
para ser avisadas quando o line-up sair é o melhor previsor da semana de
lançamento, e só se constrói enquanto o line-up é desconhecido.

## Durante a venda

| # | Ponto | Nota |
|---|---|---|
| 6 | Todo caminho de compra deixa um contato com origem | Inclusive os que os seus parceiros operam |
| 7 | A página de esgotado tem lista de espera | Não um beco sem saída com uma palavra |
| 8 | A captação com parceiros e patrocinadores é acordada por escrito | Quem guarda, quem pode escrever, por quanto tempo |
| 9 | Um lembrete à lista de pré-anúncio, no mesmo dia | É todo o motivo de tê-la construído |

O ponto oito é o que gera briga em fevereiro. Acerte enquanto todo mundo está
simpático, num parágrafo, e guarde o texto exibido à pessoa dos dois lados.

## Na área do evento

| # | Ponto | Nota |
|---|---|---|
| 10 | A presença é registrada por pessoa, não como público total | É o campo que fabrica o melhor segmento do ano que vem |
| 11 | Qualquer captação no local escreve a própria etiqueta de origem | O bar, o estande de merch, a tenda de oficinas |
| 12 | A equipe sabe a frase a dizer ao pedir | Consentimento mal coletado é pior que nenhum |

O ponto dez merece briga interna. Um número num relatório diz que a edição
funcionou. Uma ficha por pessoa diz quem convidar da próxima vez, e a distância
entre os dois vale um ano de verba de marketing.

## Depois que os portões fecham

| # | Ponto | Quando |
|---|---|---|
| 13 | O envio de balanço, em uma semana | A melhor taxa de abertura do ano |
| 14 | Exportação trimestral, fora de qualquer conta de fornecedor | Vinte minutos, e sobrevive a tudo |
| 15 | Dois segmentos construídos e salvos | Vieram e não voltaram; vieram a duas ou mais edições |

A razão de construir os segmentos na semana parada e não na primavera seguinte é
que agora você lembra o que o dado significa, e daqui a oito meses não.

## Onde o mecanismo ajuda

Quase tudo isso é disciplina, não software. O que o software deve fazer é o
enriquecimento: cada ação caindo no perfil no momento em que acontece, para que
presenças, aberturas e compras se acumulem sem ninguém atualizar nada. É isso que
a HIIPE faz com a fanbase, e é o que faz os pontos dez e quinze deixarem de ser
projetos. [Como isso se encaixa](/pt-br/solutions) cobre o resto.


## Quem carrega cada parte, e por que a lista trava sem isso

Quase toda checklist dessas morre porque é escrita pelo marketing e depende de
produção, bilheteria e das pessoas na porta. Nomear o responsável antes é a
diferença entre uma lista e um documento.

| A parte | Quem tem que fazer | Por que trava |
|---|---|---|
| O texto do consentimento, em cada idioma de venda | Marketing, com uma leitura jurídica | Esperar o texto perfeito em vez de soltar um claro |
| As etiquetas de origem por superfície | Quem configura as superfícies | Ninguém sente como sua uma convenção de nomes |
| A lista de pré-anúncio | Marketing | Compete com o próprio anúncio pela atenção |
| A presença registrada por pessoa | Bilheteria e porta | Lê-se como peso operacional sem benefício visível |
| A exportação trimestral | Uma pessoa com nome, na agenda | Todo mundo supõe que outra pessoa tem cópia |

A quarta linha precisa de um padrinho, não de um pedido. Registrar presença por
pessoa custa ao time de porta um pouco de atrito na noite mais cheia do ano, e o
benefício chega onze meses depois em outro departamento. Essa troca precisa ser
feita por alguém graduado o bastante para fazê-la, ou não é feita.

## Se você já está no meio do ciclo

A lista inteira pressupõe o outono. Quase todo mundo lê algo assim em abril, com
ingressos já à venda, e conclui que perdeu a janela. Dois terços continuam
disponíveis.

1. **Faça o texto do consentimento esta semana.** Ele vale a partir do próximo
   cadastro, e o próximo cadastro é hoje. Nada aqui é retroativo, e é exatamente
   por isso que começar tarde não custa nada daqui para frente.
2. **Acrescente etiquetas de origem nas superfícies que ainda vêm.** As que já
   estão no ar ficam com o buraco delas. Dado parcial não é motivo para pular o
   resto da temporada.
3. **Faça a exportação agora, não em outubro.** O item de maior valor da lista, e
   leva vinte minutos em qualquer ponto do ciclo.
4. **Pule a lista de pré-anúncio neste ano.** Ela só funciona antes de o line-up
   ser conhecido. Coloque no calendário para o outono em vez de fazer uma versão
   ruim agora.
5. **Registre presença por pessoa no próximo evento**, mesmo sem conseguir nos que
   já passaram. Uma edição limpa basta para construir o melhor segmento do ano que
   vem.

## Quando reler esta página

Uma vez por ano, no outono anterior à temporada a que se aplica. A versão que você
está lendo é de 29 de outubro de 2026 e foi escrita para a temporada 2027. Se você
está lendo depois disso, os pontos não mudaram mas as datas sim, e o argumento
para começar cedo está em [o marketing de festival acontece nos onze meses sem
festival](/pt-br/blog/marketing-festival-os-onze-meses-sem-festival).

**Para ler depois** : [Quando um festival é cancelado, para onde vai a lista?](/pt-br/blog/quando-um-festival-e-cancelado-onde-vai-a-lista) · [Um app de lista de convidados enche a casa, não cria contatos](/pt-br/blog/um-app-de-lista-de-convidados-nao-cria-contatos)
## Citable facts

- O artigo 30 do RGPD exige um registro escrito das atividades de tratamento, nomeando quem é o controlador e quem são os operadores. Um festival que escreve isso antes de abrir a temporada já fez o grosso da sua checklist de dados.
  Source: Regulamento (UE) 2016/679, artigo 30, registro das atividades de tratamento
- Consentimento, origem da captação e presença não podem ser acrescentados a uma ficha depois. Se não foram escritos no momento da captação, não existem.
  Source: Definição, HIIPE
- O trabalho de dados de um festival precisa estar terminado antes de os primeiros portões abrirem. Com a temporada em curso, a única coisa ainda sob controle é o que se anota, não o que já se perdeu.
  Source: HIIPE, setembro de 2026

## FAQ

### Quando rodar esta checklist?
Antes do anúncio, ou seja, no outono ou começo do inverno para um festival de verão. Tudo fica mais difícil depois que a venda abre e impossível depois que os portões fecham, porque os momentos de que ela depende terão passado.

### Qual é o ponto mais importante?
O texto do consentimento, guardado com data em cada pessoa. Todo o resto se reconstrói com esforço. O consentimento não, porque é o registro de algo que aconteceu num segundo específico.

### Já usamos uma plataforma de ingressos. Basta?
Para vender, sim. Para a lista, confira uma coisa: se uma exportação completa te dá o comprador com uma origem de captação e um registro de consentimento de marketing. Se dá só nomes e emails, é uma lista de email e não um público.

### Quanto tempo leva?
A maior parte são decisões, não trabalho. O que é trabalho, sobretudo acordar o texto e definir as etiquetas de origem, é um dia. Se não é feito não é por esforço, é porque ninguém é dono disso.

### Quem deve carregar esta checklist dentro de um time de festival?
Uma pessoa com nome, e quase nunca só o responsável de marketing. Metade dos pontos está em produção e bilheteria, então é preciso alguém que consiga pedir uma coisa pequena aos dois e conseguir. Na prática funciona melhor com quem cuida da relação com a bilheteria.

### E se já estamos no meio do ciclo e nada disso existe?
Faça só os pontos um e dois, e faça para a próxima superfície que você publicar em vez de retroativamente. Tudo nesta lista é sobre o que se escreve no momento da captação, então começar tarde te custa o passado e nada do futuro.

### Precisa de consentimento de quem comprou ingresso?
Para mandar informação sobre o evento que a pessoa comprou, em geral não, faz parte da transação. Para falar do ano que vem, isso é marketing e precisa de base própria, o que na maioria dos casos significa uma pergunta separada e opcional, feita na hora.

### Por quanto tempo guardar os dados de participantes?
Tempo suficiente para ser útil e curto o bastante para ser defensável, o que num festival costuma ser o ciclo completo mais duas ou três edições. Escreva o prazo, aplique, e diga qual é. É o prazo de retenção não documentado que causa problema depois.