# Checklist festival 2027 : la donnée à poser avant la saison

> Tout ce qui suit doit exister avant l'annonce, parce que rien ne peut s'ajouter après coup. Quinze points, dans l'ordre où ils deviennent impossibles.

Source: https://hiipe.io/fr/blog/checklist-festival-2027-la-donnee-avant-la-saison
Published: 2026-10-29

Le plan de site a une checklist. Les contrats prestataires ont une checklist. L'assurance, les licences, les accréditations et le planning des scènes en ont une. La donnée d'audience, en général, non, et c'est pourtant la seule partie d'un festival qu'on ne rattrape vraiment pas la semaine avant l'ouverture des portes.

**À retenir**

- Le consentement, la source et la présence s'écrivent à un instant, ou jamais.
- Déroulez ça avant l'annonce. Après l'ouverture de la billetterie, la moitié est déjà impossible.
- Si vous ne faites qu'un point, faites la formulation du consentement, horodatée par personne.

## Ce que cette liste n'est pas

Ce n'est pas la checklist d'exploitation. Rien ici ne concerne les barrières,
l'eau, le dispositif médical ou les limites sonores, et tout cela compte plus que
le reste le jour J.

C'est la liste des choses qui ne se captent que pendant qu'elles se produisent.
Un contrat prestataire se renégocie. Une trace de consentement ne se crée pas en
mars pour quelqu'un qui s'est inscrit en juin sans elle.

## Avant l'annonce

C'est la partie réellement urgente, parce qu'elle doit exister avant que la
première personne n'arrive.

| # | Point | Pourquoi ça périme |
|---|---|---|
| 1 | Arrêter la formulation du consentement, dans chaque langue de vente | Ce doit être la formulation affichée sur le moment, et enregistrée |
| 2 | Décider les étiquettes de source, une par surface | Une étiquette ajoutée plus tard est une supposition, pas une source |
| 3 | Mettre en place la liste de pré-annonce | Elle ne marche qu'avant que la programmation soit connue |
| 4 | Exporter l'audience de la dernière édition, source et consentement compris | Avant que quelqu'un résilie un abonnement |
| 5 | Écrire qui est responsable de traitement et qui sont les sous-traitants | L'[article 30 du RGPD](https://gdpr-info.eu/art-30-gdpr/) le demande de toute façon |

Le point trois est celui qui rapporte le plus et dont la fenêtre est la plus
courte. Une liste de gens qui ont demandé à être prévenus quand la programmation
tombe est le meilleur prédicteur de la semaine de lancement, et elle ne se
construit que tant que la programmation est inconnue.

## Pendant la vente

| # | Point | Note |
|---|---|---|
| 6 | Chaque parcours d'achat laisse un contact avec une source | Y compris ceux que vos partenaires opèrent |
| 7 | La page complet porte une liste d'attente | Pas un cul-de-sac avec un mot dessus |
| 8 | La capture partenaires et sponsors est convenue par écrit | Qui la détient, qui peut écrire, pendant combien de temps |
| 9 | Un rappel à la liste de pré-annonce, le jour même | C'est tout l'intérêt de l'avoir construite |

Le point huit est celui qui provoque des disputes en février. Réglez-le pendant
que tout le monde est aimable, en un paragraphe, et conservez la formulation
affichée à la personne des deux côtés.

## Sur site

| # | Point | Note |
|---|---|---|
| 10 | La présence est enregistrée par personne, pas en jauge | C'est le champ qui fabrique le meilleur segment de l'an prochain |
| 11 | Toute capture sur site écrit sa propre étiquette de source | Le bar, le stand merch, le chapiteau atelier |
| 12 | Les équipes connaissent la phrase à dire en demandant | Un consentement mal recueilli est pire que pas de consentement |

Le point dix mérite qu'on se batte pour lui en interne. Un chiffre dans un
rapport dit que l'édition a marché. Une fiche par personne dit qui inviter la
prochaine fois, et l'écart entre les deux vaut une année de budget marketing.

## Après la fermeture des portes

| # | Point | Quand |
|---|---|---|
| 13 | L'envoi de bilan, sous une semaine | Le meilleur taux d'ouverture de l'année |
| 14 | Export trimestriel, conservé hors de tout compte fournisseur | Vingt minutes, et ça survit à tout |
| 15 | Deux segments construits et enregistrés | Venus et non revenus ; venus à deux éditions ou plus |

La raison de construire les segments pendant la semaine calme plutôt qu'au
printemps suivant, c'est que vous vous souvenez aujourd'hui de ce que la donnée
veut dire, et que dans huit mois, non.

## Là où le mécanisme aide

L'essentiel est de la discipline plus que du logiciel. Ce que le logiciel doit
faire, c'est l'enrichissement : chaque action atterrit sur le profil au moment où
elle se produit, pour que présences, ouvertures et achats s'accumulent sans que
personne mette quoi que ce soit à jour. C'est ce que HIIPE fait avec la fanbase,
et c'est ce qui fait que les points dix et quinze cessent d'être des projets. [La
façon dont ça s'emboîte](/fr/solutions) couvre le reste.


## Qui porte quoi, et pourquoi la liste cale sans ça

La plupart de ces checklists meurent parce qu'elles sont écrites par le marketing
et dépendent de la production, de la billetterie et des gens à l'entrée. Nommer le
responsable à l'avance fait la différence entre une liste et un document.

| Le point | Qui doit le faire | Pourquoi ça cale |
|---|---|---|
| La formulation du consentement, dans chaque langue de vente | Le marketing, avec une relecture juridique | On attend la formulation parfaite au lieu d'en sortir une claire |
| Les étiquettes de source par surface | Celui qui configure les surfaces | Personne ne se sent propriétaire d'une convention de nommage |
| La liste de pré-annonce | Le marketing | Elle concurrence l'annonce elle-même pour l'attention |
| La présence enregistrée par personne | La billetterie et l'entrée | Ça se lit comme une charge d'exploitation sans bénéfice visible |
| L'export trimestriel | Une personne nommée, dans l'agenda | Chacun suppose qu'un autre en a une copie |

La quatrième ligne demande un arbitre, pas une demande. Enregistrer la présence par
personne coûte un peu de friction à l'équipe d'entrée le soir le plus chargé de
l'année, et le bénéfice tombe onze mois plus tard dans un autre service. Cet
arbitrage doit être fait par quelqu'un d'assez haut placé pour le faire, sinon il
ne se fait pas.

## Si vous êtes déjà en cours de cycle

Toute la liste suppose l'automne. La plupart des gens lisent ce genre de chose en
avril, billetterie déjà ouverte, et concluent qu'ils ont raté la fenêtre. Les deux
tiers restent accessibles.

1. **Faites la formulation du consentement cette semaine.** Elle s'applique dès la
   prochaine inscription, et la prochaine inscription est aujourd'hui. Rien ici
   n'est rétroactif, et c'est précisément pourquoi commencer tard ne coûte rien
   pour la suite.
2. **Ajoutez des étiquettes de source aux surfaces à venir.** Celles déjà en ligne
   gardent leur trou. Une donnée partielle n'est pas une raison de sauter le reste
   de la saison.
3. **Faites l'export maintenant, pas en octobre.** Le point de plus forte valeur de
   la liste, et il prend vingt minutes à n'importe quel moment du cycle.
4. **Sautez la liste de pré-annonce cette année.** Elle ne marche qu'avant que la
   programmation soit connue. Mettez-la à l'automne dans l'agenda plutôt que d'en
   faire une mauvaise version maintenant.
5. **Enregistrez la présence par personne au prochain événement**, même si c'est
   impossible pour ceux déjà passés. Une édition propre suffit à construire le
   meilleur segment de l'an prochain.

## Quand relire cette page

Une fois par an, à l'automne qui précède la saison concernée. La version que vous
lisez est datée du 29 octobre 2026 et vise la saison 2027. Si vous la lisez plus
tard, les points n'ont pas changé mais les dates si, et l'argument pour s'y
prendre tôt est dans [la communication d'un festival se joue les onze mois sans
festival](/fr/blog/communication-festival-les-onze-mois-sans-festival).

**À lire ensuite** : [Quand un festival est annulé, où va la liste des participants ?](/fr/blog/quand-un-festival-est-annule-ou-va-la-liste) · [Une liste d'invités n'est pas une liste de contacts](/fr/blog/une-liste-d-invites-n-est-pas-une-liste-de-contacts)
## Citable facts

- L'article 30 du RGPD impose un registre écrit des activités de traitement, nommant qui est responsable et qui sont les sous-traitants. Un festival qui l'écrit avant l'ouverture de la saison a déjà fait l'essentiel de sa checklist de données.
  Source: Règlement (UE) 2016/679, article 30, registre des activités de traitement
- Le consentement, la source de capture et la présence ne peuvent pas être ajoutés à une fiche après coup. S'ils n'ont pas été écrits au moment de la capture, ils n'existent pas.
  Source: Définition, HIIPE
- Le travail de données d'un festival doit être terminé avant l'ouverture des premières portes. Une fois la saison lancée, la seule chose encore sous contrôle est ce qu'on écrit, pas ce qu'on a déjà manqué.
  Source: HIIPE, septembre 2026

## FAQ

### Quand faut-il dérouler cette checklist ?
Avant l'annonce, donc à l'automne ou au début de l'hiver pour un festival d'été. Tout devient plus difficile une fois la billetterie ouverte et impossible une fois les portes fermées, parce que les moments dont ça dépend seront passés.

### Quel est le point le plus important ?
La formulation du consentement, enregistrée avec une date sur chaque personne. Tout le reste se reconstruit avec de l'effort. Le consentement, non, parce que c'est la trace de quelque chose qui s'est produit à une seconde précise.

### On a déjà une billetterie. Ça suffit ?
Pour vendre, oui. Pour la liste, vérifiez une chose : est-ce qu'un export complet vous donne l'acheteur avec une source de capture et une trace de consentement marketing ? S'il ne donne que des noms et des adresses, c'est une liste de diffusion et pas une audience.

### Combien de temps ça prend ?
L'essentiel est de la décision plus que du travail. Ce qui est du travail, surtout se mettre d'accord sur la formulation et poser les étiquettes de source, tient en une journée. Si ce n'est pas fait, ce n'est pas par effort, c'est que personne n'en est propriétaire.

### Qui doit porter cette checklist dans une équipe de festival ?
Une personne nommée, et presque jamais le responsable marketing seul. La moitié des points relève de la production et de la billetterie : il faut donc quelqu'un qui puisse demander une petite chose aux deux et l'obtenir. En pratique, ça marche mieux avec celui qui tient la relation billetterie.

### Et si on est déjà en cours de cycle et que rien de tout ça n'existe ?
Faites seulement les points un et deux, et faites-les pour la prochaine surface que vous publiez plutôt que rétroactivement. Tout ce qui est ici concerne ce qui s'écrit au moment de la capture : commencer tard vous coûte le passé et rien de l'avenir.

### Faut-il un consentement pour les gens qui ont acheté un billet ?
Pour leur envoyer des informations sur l'événement acheté, en général non, cela fait partie de la transaction. Pour leur parler de l'an prochain, c'est du marketing et il faut une base propre, ce qui veut dire en général une question distincte et facultative, posée sur le moment.

### Combien de temps conserver les données participants ?
Assez longtemps pour être utile et assez peu pour être défendable, ce qui pour un festival veut dire en général le cycle complet plus deux ou trois éditions. Écrivez la durée, appliquez-la, et dites laquelle. C'est la durée de conservation non documentée qui pose problème plus tard.